kaavake.fi

Vähänkään isompaa hankintaa tehdessä käytetään tarjouspyyntöä, tarjousta ja tilausvahvistusta. Kun laillinen puoli on varmistettu, voidaan keskittyä itse asiaan, ja vältetään mahdolliset epäselvyydet hankinnan jälkeen. Kaavake.fi asiakirjamallit on tarkoitettu lähetettäväksi sähköpostin liitteenä, joka on helppo ja yleisimmin käytetty tapa.

Tarjouspyynnön tarkoitus

Tarjouspyyntö tehdään silloin, kun yritys tai yksityishenkilö on tunnistanut tarpeen tuotteelle tai palvelulle. Tarjouspyyntö on asiakkaan tapa kertoa toimittajalle, mitä hän tarvitsee ja pyytää tarjousta kyseisestä tuotteesta tai palvelusta. Tarjouspyyntö ei ole sitova, mutta sen tulee olla mahdollisimman tarkka ja yksityiskohtainen. Tarjouspyynnössä kannattaa eritellä asia tarkasti, jotta saadut tarjoukset sisältävät samat asiat. Eri asioita koskevia tarjouksia on vaikea vertailla.

Tarjouksen tekeminen ja hinnan laskeminen

Tarjous on toimittajan vastaus tarjouspyyntöön. Tarjous voidaan tehdä myös ilman tarjouspyyntöä, ikään kuin mainos. Se sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen tarjottavasta tuotteesta tai palvelusta sekä hinnan. Hinta lasketaan huomioimalla tuotteen tai palvelun tuotantokustannukset ja voittomarginaali. Lain mukaan tarjous on sitova, kun se on annettu määrämuodossa ja määräajassa.

Tarjousten vertailu

Kun tarjouspyyntöön on saatu useita tarjouksia, ne tulee arvioida ja vertailla huolellisesti. Vertailussa otetaan huomioon tarjouksen hinta, laatu, toimitusaika ja muut tarjouspyynnössä määritellyt kriteerit. Vertailun perusteella valitaan tarjous, joka parhaiten vastaa tarjouspyynnössä määriteltyjä vaatimuksia ja tarjoaa parhaan vastineen rahalle. Tarjous voidaan hyväksyä sellaisenaan. Jos halutaan muutoksia, voidaan tehdä vastatarjous.

Vastatarjous

Vastatarjous on asiakkaan tai toimittajan tapa ehdottaa muutoksia alkuperäiseen tarjoukseen. Se voi sisältää ehdotuksia hinnan, toimitusajan tai muiden ehtojen muuttamiseksi. Lain mukaan vastatarjous katsotaan uudeksi tarjoukseksi, joka vaatii alkuperäisen tarjouksen tekijän hyväksynnän. Vastatarjous voidaan tehdä viittaamalla alkuperäiseen tarjoukseen ja kertomalla, mitkä asiat ovat muuttuneet.

Mitä asioita tarjouksessa pitää olla?

Tarjouksessa ovat seuraavat tiedot.

1. Tarjoajan tiedot: Tarjoajan nimi, osoite ja yhteystiedot. Jos tarjoaja on yritys, myös yrityksen y-tunnus tai vastaava rekisterinumero tulee mainita.
2. Tarjouksen kohde: Selkeä ja yksityiskohtainen kuvaus tarjottavasta tuotteesta tai palvelusta. Tämä voi sisältää esimerkiksi tuotteen tekniset tiedot, palvelun laajuuden tai toimitusajan.
3. Hinta: Tarjouksen kokonaishinta, joka sisältää kaikki kustannukset, kuten arvonlisäveron ja mahdolliset toimituskulut. Hinnan tulee olla kiinteä, ellei toisin ole sovittu.
4. Maksuehdot: Selkeät ohjeet siitä, miten ja milloin maksu suoritetaan. Tämä voi sisältää tietoa esimerkiksi laskutuksesta, maksuajasta tai mahdollisista viivästyskoroista.
5. Voimassaoloaika: Aika, jonka tarjous on voimassa. Tämän jälkeen tarjous raukeaa, ellei sitä ole hyväksytty.
6. Sopimusehdot: Mahdolliset muut ehdot, jotka koskevat tarjousta tai sopimusta. Nämä voivat sisältää esimerkiksi tietoa takuusta, peruutusoikeudesta tai vahingonkorvausvastuusta.
7. Allekirjoitus: Tarjoajan allekirjoitus, joka vahvistaa tarjouksen sitovuuden. Yritysten kohdalla allekirjoituksen lisäksi tarvitaan usein myös yrityksen leima.

On tärkeää huomata, että tarjouksen tulee olla selkeä ja ymmärrettävä. Epäselvät tai puutteelliset tarjoukset voivat johtaa väärinkäsityksiin ja riitoihin. Lisäksi lain mukaan tarjouksen tekijällä on velvollisuus noudattaa hyvää tapaa ja reilua peliä. Tarjouksen tekijä ei saa esimerkiksi harjoittaa harhaanjohtavaa markkinointia tai käyttää epäasiallisia sopimusehtoja.

Kaavake.fi tarjouksen mallipohjalla on helppo tehdä laillisesti pätevä tarjous.

Sopimuksen syntyminen

Tarjousta ja siitä seuraavaa sopimusta säädellään laissa varallisuusoikeudellisista oikeustoimista. Laki on mielenkiintoisesti jo vuodelta 1929.

Tarjous sopimuksen tekemisestä ja sellaiseen tarjoukseen annettu vastaus sitovat tarjouksen tekijää ja vastauksen antajaa sen mukaan, kuin jäljempänä tässä luvussa säädetään.

Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, syntyy sopimus. Sopimus on molempia osapuolia sitova ja se määrittelee tuotteen tai palvelun toimituksen ehdot, hinnan ja maksuehdot. Lain mukaan sopimus syntyy, kun tarjous on hyväksytty ilman varauksia.

Tilausvahvistus

Tilausvahvistus on toimittajan tapa vahvistaa, että sopimus on syntynyt. Se on yhteenveto sovituista ehdoista ja se lähetetään asiakkaalle tarjouksen hyväksymisen jälkeen. Lain mukaan tilausvahvistus on osa sopimusta ja sen tulee vastata sovittuja ehtoja.

Anna asiakkaalle edustava tilausvahvistus.

Sopimuksen sitovuus

Tarjouksen hyväksymisellä syntynyt sopimus on molempia osapuolia sitova. Se tarkoittaa, että molemmat osapuolet ovat velvollisia noudattamaan sopimuksen ehtoja. Rikkomuksesta voi seurata sopimussakko tai muu seuraamus. Sopimuksen ehtoja voidaan muuttaa vain molempien osapuolten suostumuksella.

Varmista siis selustasi käyttämällä valmiiksi tehtyjä asiakirjapohjia!